La gestion administrative revêt une importance capitale sur un chantier de construction. En plus des aspects techniques et organisationnels, de nombreuses tâches administratives doivent être menées efficacement pour assurer le bon déroulement du projet. 

Les tâches administratives clés

De nombreuses missions sont assignées à l’assistant administratif.

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La gestion de la documentation

Elle consiste à centraliser l'ensemble des plans d'exécution, des notices techniques, des devis validés, des bons de commande ou d’autres documents de référence. Ceux-ci émanent de l'architecte, des bureaux d'études et des entreprises. Une fois numérisés, ces documents doivent être classés de manière logique et accessible à tous les intervenants autorisés via l'utilisation d'une GED collaborative. L'assistant veillera également à mettre à jour régulièrement cette documentation de référence en intégrant les avenants et pièces modificatives. Il s'assurera de diffuser auprès de chaque corps de métier et acteur du projet l'information technique nécessaire à la bonne exécution de leurs prestations. Un dernier point clé consiste à archiver l'intégralité de la documentation une fois le chantier achevé, afin de conserver une traçabilité complète du projet sur le long terme. Vous pouvez voir le site de l'éditeur pour en savoir plus sur les logiciels de gestion.

Le suivi du planning et des délais

L'assistant devra s'assurer de la tenue à jour rigoureuse du planning en cohérence avec le conducteur des travaux. Il centralisera les dates limites des différentes étapes validées contractuellement avec le maître d'ouvrage. Un outil de gestion de projet comme un diagramme de Gantt lui permettra d'y renseigner en temps réel l'avancement réel des tâches par corps de métier. Un suivi particulier sera accordé aux activités sur la critique. L'assistant signalera précocement tout risque de glissement, afin que des actions correctives puissent être définies entre les parties prenantes. 

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Le reporting financier et le contrôle budgétaire

Un aspect crucial du suivi administratif est le contrôle des coûts. Sur la base du budget prévisionnel établi en amont, l'assistant devra assurer une comptabilité analytique détaillée des dépenses engagées pour chaque poste : 

• matériaux ;
• sous-traitance ;
• main d'œuvre. 

Un tableau de bord financier mis à jour régulièrement permettra de faire le point sur l'état d'avancement du coût réel du projet comparé aux prévisions initiales. Tout écart significatif fera l'objet d'analyses pour en déterminer les causes. 

Les outils numériques, alliés précieux

De nombreux logiciels sont disponibles pour faciliter les tâches de l’assistant administratif.

Les solutions de Gestion Electronique de Documents

Via une plateforme en ligne sécurisée, cet outil permet de numériser l'ensemble des plans et documents administratifs afin de les archiver et les classer dans une arborescence pertinente. Il rend également plus simple leur partage avec l'ensemble des intervenants habilités, quel que soit leur lieu d'intervention. Des droits d'accès précis régissent les permissions de chaque utilisateur. La GED offre également des fonctionnalités pratiques comme la co-édition simultanée de documents et les notifications automatiques.

Les tableaux de bord collaboratifs

Ils permettent de centraliser et visualiser simplement des données multiples pour assurer un reporting efficace. L'assistant pourra y renseigner les informations issues du planning (délais), de la comptabilité analytique (coûts) ou encore des réserves qualité soulevées. Accessibles à distance depuis tous types d'appareils, ils facilitent le partage d'informations entre les différents acteurs, qu'ils soient en agence ou directement sur site. 

Conseils pour une assistance efficace

Mettre en place des procédures claires et documentées est essentiel pour la rationnalisation les tâches administratives sur la durée d'un chantier. L'assistant veillera ainsi à formaliser par écrit l'ensemble des processus qu'il aura à suivre, comme les modalités de gestion de la documentation et de rédaction des comptes-rendus. Il créera également des check-lists détaillant les actions à mener pour chaque jalon administratif (réunions, livraisons, facturations...). 

Le suivi régulier des indicateurs de performance

Afin d'anticiper d'éventuels écarts et difficultés, il est essentiel d'établir le reporting des principaux indicateurs de suivi du chantier. L'assistant veillera à définir en amont les données clés à renseigner périodiquement, comme l'avancement physique par corps d'état, le taux de réservation qualité ou l'évolution des coûts engagés. Un tableau de bord adapté devra permettre de visualiser facilement l'écart entre les objectifs fixés et la situation réelle, sous forme de tableaux ou graphiques. 

En conclusion, L'assistance administrative sur un chantier de construction est indispensable pour assurer son bon déroulement. En centralisant les tâches administratives comme la saisie des documents, la logistique, la gestion des fournisseurs ou encore la relation client, l'assistant permet au chef de chantier de se concentrer sur les aspects techniques.