Les repas d’affaires au restaurant, les frais de déplacement, les frais d’hébergement… font partie des frais professionnels en entreprise. En fonction de la nature de sa mission, le salarié peut être amené à supporter des dépenses qui seront par la suite remboursées par l’employeur sous forme d’indemnités. 

Comprendre la notion de frais professionnels

Les frais professionnels désignent l’ensemble des dépenses engagées par un salarié à titre personnel pendant l’exercice de son activité professionnelle. 

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Comme le code de travail ne propose aucune définition précise des frais professionnels, la jurisprudence de la Cour de cassation à comblé ce vide juridique. 

Selon la haute juridiction, les frais professionnels (fournis avec des justificatifs), générés par l’activité professionnelle d’un salarié pour l’intérêt de l’entreprise, doivent être remboursés par l’employeur, sans qu’ils ne puissent être déduits sur la rémunération due. 

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Le remboursement de ces frais peut se présenter sous forme de charges fixes. Toutefois, cette indemnité peut prendre d'autres formes en fonction de la nature des frais engagés.

Un remboursement aux frais réels implique une indemnisation sur la base des dépenses exactes supportées par le salarié. Cette solution a été mise en place pour éviter de fixer une limite au montant remboursé.

Toutefois, cette forme de remboursement nécessite la mise en place d’un suivi strict et la rédaction systématique des notes de frais par le salarié. 

Le remboursement peut être aussi défini sur la base d’allocation forfaitaire. Dans ce cas, l’employeur se doit de verser au salarié un montant fixe pour les dépenses engagées. Le montant total remboursable au titre des frais personnels peut être ainsi limité.

Il existe des cas spécifiques impliquant un abattement automatique pour frais professionnels. Celui-ci se présente sous la forme d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS) appliquée sur le revenu brut de salarié.

Ce dispositif spécifique s’adresse uniquement aux catégories de travailleurs bien déterminés comme :

• Les ouvriers de BTP
• Les représentants de commerce
• Etc. 

Comme le remboursement des frais professionnels n’est pas considéré comme une rémunération supplémentaire, il n’entre pas dans la catégorie des frais concernés par les impôts sur le revenu. 

À qui s’adresse le remboursement des frais professionnels ? 

Tous les salariés soumis à un contrat de travail de droit privé peuvent accéder à un remboursement de frais professionnels par leur employeur. Toutefois, le montant de remboursement est fixé par la politique de dépenses adoptée par l’entreprise.

Le salarié doit procéder à la demande du remboursement dans un délai théorique de trois ans. Au-delà de ce délai, le remboursement peut ne plus avoir lieu.

En pratique, l’employeur est autorisé à imposer un délai plus court pour la rédaction des notes de frais et le remboursement aux frais réels.

Parmi les catégories principales des frais remboursables, il y a entre autres :

• Les frais de repas
• Les frais de transport 
• Les frais de grands déplacements
• Les frais d’hébergement
• Etc. 

À cela s’ajoutent les frais de mobilité professionnelle et les frais de double résidence. Ces frais correspondent aux dépenses assumées par un salarié qui est dans l’obligation de louer ou d’acheter une seconde résidence dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.